Condizioni del servizio

1. Chi fornisce il servizio e a chi si rivolge

Il servizio è fornito da Spicy Sparks S.R.L., con sede in Via Atene 3, 41049 Sassuolo (MO), Italia, codice fiscale e partita IVA 03905910364, iscritta al Registro delle imprese di Modena (REA MO-427368), capitale sociale 10.000,00 euro, PEC spicysparks@pec.it («Spicy Sparks»).

Il servizio si rivolge a imprese, professionisti ed enti che lo usano per la loro attività («Cliente»): non è offerto ai consumatori. Chi accetta queste condizioni dichiara di avere il potere di farlo per l'azienda che registra.

Queste condizioni, l'Informativa sul trattamento dei dati personali degli utenti e l'Accordo di nomina a responsabile del trattamento formano insieme il contratto. In caso di contrasto sui dati personali che Spicy Sparks tratta per conto del Cliente prevale l'Accordo di nomina.

2. Definizioni

• Servizio: il gestionale multi-azienda accessibile da https://buddybooks.spicysparks.com, con le sue api e app, e il canale di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche con il Sistema di Interscambio.
• Azienda: ciascun soggetto (società, ditta individuale, professionista, LLC) che il Cliente registra nel Servizio.
• Utente: la persona a cui il Cliente dà un accesso al Servizio, con un ruolo.
• SdI: il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate.
• Canale: il canale web service accreditato al SdI di cui Spicy Sparks è intestataria, con il suo codice destinatario.
• Dati del Cliente: i dati e i documenti che il Cliente, i suoi Utenti o i suoi collegamenti (banche, caselle email, fornitori) caricano nel Servizio o ricevono attraverso il Canale.

3. Oggetto del servizio

Spicy Sparks mette a disposizione del Cliente, in licenza d'uso e via internet, un gestionale per emettere e ricevere fatture, tenere anagrafiche e documenti, leggere i movimenti dei conti in sola lettura, riconciliare incassi e pagamenti, seguire scadenze e preparare i dati per gli adempimenti fiscali.

Per le Aziende italiane Spicy Sparks trasmette al SdI, attraverso il Canale, le fatture che il Cliente decide di inviare, e riceve dal SdI le fatture destinate al Cliente quando il Cliente indica o registra il codice destinatario del Canale. Le fatture sono emesse a nome e per conto del Cliente, che ne resta l'unico responsabile verso l'Amministrazione finanziaria e verso le sue controparti.

Il Servizio non è un servizio di conservazione a norma: le copie dei documenti che il gestionale tiene servono a lavorare, non sostituiscono la conservazione prevista dalla legge. Il Cliente provvede alla conservazione aderendo al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o affidandosi a un conservatore; il gestionale lo guida e ricorda il passo nella lista delle cose da fare.

I calcoli e le proposte del Servizio (IVA, F24, regime forfettario, riconciliazioni, scadenze) sono strumenti di supporto: non sono consulenza fiscale, contabile o legale, e il Cliente li verifica, anche con il suo consulente, prima di usarli.

Per le Aziende degli Stati Uniti il Servizio non offre SdI, IVA, F24, conservazione né gli altri moduli fiscali italiani; restano banca, movimenti, riconciliazione, documenti e fatture americane.

4. Attivazione, account e utenti

Il Cliente attiva un'Azienda con la procedura guidata del Servizio, indicando dati veri e completi, e accetta queste condizioni nella versione in vigore. L'accettazione si registra con la versione dei testi, la data e l'ora e l'Utente che l'ha data.

Il Cliente decide chi accede e con quale ruolo, e risponde di ciò che i suoi Utenti fanno nel Servizio. Le credenziali sono personali: non si condividono. Il Cliente avvisa subito Spicy Sparks se sospetta che una credenziale sia stata usata da altri; Spicy Sparks può sospendere un accesso per proteggere i dati.

Le chiavi api e i collegamenti con terzi (banche, caselle email, commercialista) li attiva il Cliente, che garantisce di avere il diritto di usarli.

5. Obblighi del Cliente sui dati fiscali e sugli invii

• Tenere corretti e aggiornati i dati delle sue Aziende (denominazione, partita IVA, codice fiscale, regime, sede, PEC) e delle sue controparti: sono i dati che vanno in ogni fattura.
• Controllare ogni documento prima di inviarlo. Una fattura parte verso il SdI solo per decisione del Cliente: con la conferma di un Utente abilitato o con una regola di invio automatico che il Cliente ha attivato e può spegnere.
• Seguire gli esiti che il SdI restituisce (consegna, mancata consegna, scarto) e, in caso di scarto, correggere e inviare di nuovo il documento nei termini di legge.
• Registrare, se vuole ricevere le fatture passive attraverso il Canale, il codice destinatario del Canale come indirizzo telematico nel portale «Fatture e Corrispettivi», e aggiornarlo se cambia fornitore.
• Caricare dati personali di terzi solo se ha una base giuridica per farlo e ha informato gli interessati, come titolare del trattamento.
• Non usare il Servizio per scopi illeciti, per inviare documenti falsi o per aggirare obblighi di legge, e non tentare di accedere ai dati di altri clienti.

Le sanzioni e gli interessi che derivano da dati errati, da invii decisi dal Cliente o da adempimenti non fatti restano a carico del Cliente, salvo quanto previsto all'articolo 11.

6. Conti bancari e pagamenti

Il Servizio legge i conti che il Cliente collega in sola lettura. Le funzioni che preparano un pagamento (distinte, bonifici, piani di pagamento) non lo eseguono senza l'approvazione di un Utente del Cliente per quella specifica operazione; Spicy Sparks non detiene somme del Cliente.

7. Corrispettivo

Il corrispettivo è quello del piano scelto o dell'offerta accettata dal Cliente, con le modalità e le scadenze di pagamento lì indicate. I prezzi si intendono al netto dell'IVA, se dovuta. Spicy Sparks emette fattura elettronica per ogni pagamento.

8. Disponibilità del servizio

Spicy Sparks fa quanto è ragionevole per tenere il Servizio e il Canale disponibili in modo continuo, con più repliche, monitoraggio e allarmi, ma non garantisce un servizio senza interruzioni. Le manutenzioni programmate si annunciano quando possibile e si fanno in orari di basso utilizzo.

Il Servizio dipende da sistemi di terzi che Spicy Sparks non controlla: il SdI e gli altri servizi dell'Agenzia delle Entrate, le banche, i fornitori di connettività. Se il Canale non è disponibile il Cliente può sempre trasmettere e consultare le sue fatture con i servizi gratuiti del portale «Fatture e Corrispettivi»; le fatture che il SdI non riesce a consegnare al Canale restano disponibili nell'area riservata del Cliente.

Livelli di servizio garantiti, se pattuiti, valgono solo come indicato nell'offerta.

9. Sospensione

Se un pagamento non arriva entro 15 giorni da un sollecito inviato per email o PEC, Spicy Sparks può sospendere il Servizio. La sospensione non cancella nessun dato: il Cliente continua ad accedere in sola lettura e a esportare i suoi dati, mentre restano sospesi gli invii al SdI e le funzioni che scrivono. Il Servizio riprende entro un giorno lavorativo dal pagamento.

Spicy Sparks può inoltre sospendere subito un accesso o una funzione quando serve a proteggere la sicurezza del Servizio o dei dati, o su ordine di un'autorità, e lo comunica al Cliente con il motivo.

Durante la sospensione per mancato pagamento le fatture passive continuano ad arrivare e a essere registrate: il Canale non le rifiuta.

10. I dati del Cliente ed esportazione

I Dati del Cliente restano del Cliente. Spicy Sparks li usa solo per fornire il Servizio, secondo l'Accordo di nomina a responsabile del trattamento, e non li usa per scopi propri, neppure in forma aggregata o per addestrare modelli.

Il Cliente può esportare in ogni momento i suoi dati: i file originali delle fatture (XML e firmati), i PDF, gli allegati e gli elenchi in formato aperto. L'esportazione resta disponibile anche durante una sospensione e per 90 giorni dalla fine del contratto; poi i dati si cancellano, salvo quelli che Spicy Sparks deve conservare per legge come propri (per esempio le fatture che ha emesso al Cliente).

11. Limiti di responsabilità

Spicy Sparks risponde dei danni causati da un suo inadempimento. Non risponde dei danni che derivano da dati errati o incompleti forniti dal Cliente, da invii decisi dal Cliente, da interruzioni o errori del SdI, delle banche o di altri sistemi di terzi, dall'uso delle credenziali da parte di chi le ha ricevute dal Cliente, o da cause di forza maggiore.

Salvo il caso di dolo o colpa grave, per il quale la responsabilità non si limita (art. 1229 c.c.), Spicy Sparks non risponde del mancato guadagno e dei danni indiretti, e la sua responsabilità complessiva per ogni anno di contratto non supera i corrispettivi pagati dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento.

12. Licenza d'uso e proprietà intellettuale

Spicy Sparks concede al Cliente, per la durata del contratto, una licenza d'uso del Servizio non esclusiva e non trasferibile, per le Aziende registrate. Il software, i marchi e i contenuti del Servizio restano di Spicy Sparks o dei suoi licenzianti.

13. Durata e recesso

Il contratto dura a tempo indeterminato, con il periodo di fatturazione del piano scelto.

Il Cliente può recedere in ogni momento dalla dashboard o con una PEC a spicysparks@pec.it: il recesso ha effetto alla fine del periodo già pagato, senza penali. Prima di recedere conviene registrare un nuovo indirizzo telematico nel portale dell'Agenzia, perché le fatture smettano di arrivare al Canale.

Spicy Sparks può recedere con un preavviso di almeno 60 giorni, per email o PEC. Ciascuna parte può risolvere il contratto se l'altra viola in modo grave questi obblighi e non rimedia entro 15 giorni dalla contestazione scritta.

Alla fine del contratto vale quanto previsto all'articolo 10 per l'esportazione e la cancellazione.

14. Modifiche alle condizioni

Spicy Sparks può modificare queste condizioni per cambiamenti del Servizio, della normativa o dei fornitori. Ogni nuova versione si pubblica con la sua data; le modifiche che peggiorano la posizione del Cliente si comunicano almeno 30 giorni prima che valgano.

Una nuova versione va accettata nella dashboard: finché non è accettata, il gestionale la ripropone. Il Cliente che non la accetta può recedere prima che valga, senza penali e con l'esportazione dei dati prevista all'articolo 10.

15. Dati personali

Spicy Sparks tratta come titolare i dati degli Utenti e dei referenti del Cliente, come descritto nell'Informativa sul trattamento dei dati personali degli utenti. Per i dati personali contenuti nei Dati del Cliente il Cliente è titolare e Spicy Sparks è responsabile del trattamento, secondo l'Accordo di nomina, che fa parte di questo contratto.

16. Comunicazioni

Le comunicazioni fra le parti si fanno per email all'indirizzo dell'Utente amministratore, nella dashboard o per PEC. Per Spicy Sparks vale la PEC spicysparks@pec.it.

17. Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana, anche quando il Cliente o l'Azienda hanno sede fuori dall'Italia, comprese le società degli Stati Uniti.

Per ogni controversia sul contratto è competente in via esclusiva il Foro di Modena.

18. Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile il Cliente approva specificamente, con una spunta distinta da quella dell'accettazione generale, le seguenti clausole: 5 (sanzioni e interessi a carico del Cliente); 8 (disponibilità del servizio e dipendenza da sistemi di terzi); 9 (sospensione del servizio); 11 (limiti di responsabilità); 13 (recesso di Spicy Sparks e risoluzione); 14 (modifiche alle condizioni); 17 (legge applicabile e foro esclusivo di Modena).